Rechtbank Rotterdam 3 november 2020, ECLI:NL:RBROT:2020:9754
Een VvE maakt middels een gemachtigde bezwaar tegen een door de gemeente verleende vergunning voor kamerbewoning in een van de woningen in het splitsingsobject. De gemeente verlangt een schriftelijke machtiging van de gemachtigde, maar die wordt niet tijdig overgelegd. Het bezwaar wordt daarom niet-ontvankelijk verklaard. In de procedure bij de rechtbank rijst de vraag of de gemeente de machtiging wel mocht verlangen en of de VvE voldoende gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen. De rechtbank beantwoordt beide vragen in het voordeel van de gemeente en verklaart het beroep ongegrond.
De feiten
Het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam verleent op 16 september 2019 vergunning voor kamerbewoning in een woning. De VvE, die het gebouw beheert waarin de woning is gelegen, maakt via haar gemachtigde bij brief van 24 oktober 2019 bezwaar tegen dit besluit.
Bij aangetekende brief van 30 oktober 2019 laat de gemeente de gemachtigde weten dat zij voor de behandeling van het bezwaar uiterlijk op 27 november 2019 zowel een motivering van het bezwaarschrift als een schriftelijke machtiging dient te overleggen. De brief vermeldt uitdrukkelijk dat het uitblijven van de gevraagde stukken ertoe zal leiden dat het bezwaar niet-ontvankelijk wordt verklaard en inhoudelijk niet wordt behandeld.
De gemachtigde dient op 14 november 2019 de gronden van bezwaar in, maar laat de machtiging achterwege. Op 23 december 2019 bericht de gemeente dat de beslistermijn met zes weken wordt verdaagd. Een nieuwe hersteltermijn voor het overleggen van de machtiging wordt daarbij niet gesteld, en de gemachtigde verzoekt daar ook niet om. Bij besluit van 31 december 2019 verklaart de gemeente het bezwaar niet-ontvankelijk wegens het ontbreken van de machtiging. De VvE stelt beroep in bij de rechtbank.
De bevoegdheid tot verlangen van een machtiging
De VvE voert in beroep twee argumenten aan. Allereerst stelt zij dat de gemeente geen machtiging mocht verlangen, omdat het haar redelijkerwijs duidelijk moest zijn dat de gemachtigde bevoegd was om namens de VvE op te treden. De gemachtigde is werkzaam bij DAS Rechtsbijstand, een professionele rechtsbijstandverlener die uitsluitend optreedt op basis van een verzekeringsovereenkomst. Nu een dergelijke verlener alleen handelt wanneer daartoe opdracht is verkregen, had de gemeente mogen aannemen dat de bevoegdheid vaststond. Bovendien is de gemachtigde bij de gemeente bekend.
Artikel 2:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt dat een bestuursorgaan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging kan verlangen. Op dit uitgangspunt bestaat een uitzondering: wanneer het het bestuursorgaan redelijkerwijs duidelijk kan zijn dat de gemachtigde advocaat is, mag in beginsel geen machtiging worden verlangd. De rechtbank stelt vast dat de gemachtigde geen advocaat is. De omstandigheid dat de gemachtigde bij de gemeente bekend is en uitsluitend handelt op grond van een verzekeringsovereenkomst, levert onvoldoende grond op voor het oordeel dat de gemeente redelijkerwijs had moeten weten dat de bevoegdheid bestond. De uitzondering voor advocaten is immers nauw omschreven en kan niet worden uitgebreid naar andere professionele rechtsbijstandverleners. De gemeente mocht de machtiging dus verlangen.
Verzuim en herstelgelegenheid
Het tweede argument van de VvE is dat de gemeente pas in redelijkheid toepassing kan geven aan artikel 6:6 Awb indien zij de VvE ruimschoots en voldoende duidelijk in de gelegenheid heeft gesteld het gebrek te herstellen. In de brief van 23 december 2019, waarbij de beslistermijn werd verdaagd, had de gemeente volgens de VvE nogmaals moeten wijzen op de gevolgen van het niet overleggen van een machtiging. Nu de gemeente dat heeft nagelaten, kan het bezwaar naar het oordeel van de VvE niet niet-ontvankelijk worden verklaard.
De rechtbank verwerpt dit standpunt. Uit vaste rechtspraak volgt dat wanneer een machtiging wordt verlangd, de bezwaarmaker op dat moment in verzuim is in de zin van artikel 6:6 Awb. Dit verzuim is niet afhankelijk van de ernst van de gevolgen van de niet-ontvankelijkverklaring voor de betrokken partij. Het betreft een termijn van orde, en uit een oogpunt van gelijke behandeling kan van bestuursorganen niet worden gevergd dat zij per individueel geval afwegen of toepassing van artikel 6:6 Awb opportuun is.
Wel geldt als vereiste van zorgvuldigheid dat het bestuursorgaan niet alleen bij een eerdere hersteltermijn, maar ook bij de láátste hersteltermijn wijst op de mogelijkheid van niet-ontvankelijkverklaring bij overschrijding daarvan. De rechtbank stelt vast dat in dit geval één hersteltermijn is gesteld, namelijk in de brief van 30 oktober 2019. In die brief is uitdrukkelijk gewaarschuwd voor de consequentie van het niet tijdig overleggen van de machtiging. Na het verstrijken van die termijn is geen nieuwe hersteltermijn gesteld. De brief van 23 december 2019 betrof uitsluitend een verlenging van de beslistermijn en hield geen nieuwe hersteltermijn in. Omdat er geen tweede hersteltermijn was, bestond ook geen verplichting om wederom te waarschuwen. De VvE heeft de mogelijkheid om het verzuim te herstellen niet benut en heeft daar ook niet om verzocht.
De rechtbank concludeert dat de gemeente in redelijkheid het bezwaar niet-ontvankelijk heeft kunnen verklaren. Het beroep is ongegrond en er is geen aanleiding voor een proceskostenveroordeling.
Wenk
Deze uitspraak bevestigt dat een VvE die via een niet-advocaat gemachtigde bezwaar maakt bij een bestuursorgaan, rekening dient te houden met een verzoek om een schriftelijke machtiging. De uitzondering voor advocaten is een uitzondering. Het feit dat de gemachtigde een professionele rechtsbijstandverlener is of bij het bestuursorgaan bekend is, volstaat niet om aan het machtigingsvereiste te ontkomen.
Daarnaast illustreert de uitspraak dat de herstelmogelijkheid in de zin van artikel 6:6 Awb serieus moet worden genomen. Wanneer een bestuursorgaan een hersteltermijn stelt én daarbij expliciet waarschuwt voor de consequentie van het niet-naleven ervan, is de kous daarna af. Het is niet vereist dat het bestuursorgaan bij iedere latere correspondentie opnieuw wijst op die waarschuwing, tenzij een nieuwe hersteltermijn wordt gesteld. Van de gemachtigde van een VvE mag worden verwacht dat zij de gestelde termijn en de daarbij gegeven waarschuwing bewaakt.
Voor VvE-besturen en hun gemachtigden is de praktische les eenvoudig: zorg dat bij het indienen van een bezwaarschrift namens een VvE direct een machtiging wordt meegestuurd. Daarmee wordt het risico van een niet-ontvankelijkverklaring op een puur formele grond bij voorbaat uitgesloten, ongeacht de inhoudelijke merites van het bezwaar.
