Rechtbank Zeeland-West-Brabant 27 maart 2024, ECLI:NL:RBZWB:2024:2154
Procesmachtiging VvE. Een bedrijfsunit-eigenaar in een appartementencomplex plaatste twee grote afvalcontainers op zijn parkeerplaatsen, in strijd met de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. De VvE stelde een rechtsvordering in om verwijdering van de containers te bewerkstelligen. De eigenaar betwistte in een incident de ontvankelijkheid van de VvE wegens het ontbreken van een rechtsgeldige machtiging van de vergadering van eigenaars als bedoeld in artikel 53 lid 5 van de splitsingsakte. De rechtbank verklaarde de VvE niet-ontvankelijk, omdat niet kon worden vastgesteld dat een specifieke en rechtsgeldige procesmachtiging was verleend.
De feiten
De VvE bestaat uit de eigenaren van 56 bedrijfsunits met bijbehorende parkeerplaatsen. Een bedrijfsunit-eigenaar (hierna: ‘de eigenaar’) bezit een van de bedrijfsunits alsmede een aantal parkeerplaatsen. Op die parkeerplaatsen plaatste de eigenaar twee grote afvalcontainers. De VvE stelde zich op het standpunt dat dit gebruik in strijd is met de splitsingsakte en met het huishoudelijk reglement. Zij dagvaardde de eigenaar en vorderde dat de containers zouden worden verwijderd en verwijderd gehouden.
Op de vergadering van eigenaars van 28 oktober 2021 was de problematiek van de parkeerplaatsen aan de orde gesteld en uitgebreid besproken. In de notulen van die vergadering was het volgende besluit opgenomen: de vergadering van eigenaars heeft toestemming verleend aan het bestuur om in het geval van onoverbrugbare meningsverschillen de hulp van een derde onafhankelijke partij in te roepen middels juridische bijstand van anderen. Op de vergadering van eigenaars bijna twee jaar later was dit besluit herhaald.
De incidentele vordering
De eigenaar vorderde in het incident dat de rechtbank de VvE niet-ontvankelijk zou verklaren in haar vorderingen en haar zou veroordelen in de proceskosten. Hij baseerde zijn vordering op artikel 53 lid 5 van de splitsingsakte, dat inhoudelijk overeenkomt met artikel 5:124 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek. Dat artikel schrijft voor dat het bestuur voor het instellen van rechtsvorderingen een machtiging van de vergadering van eigenaars behoeft. Dat de VvE over een dergelijke machtiging beschikte, was volgens de eigenaar niet gebleken. Het in de notulen van de ALV van 20 juni 2023 opgenomen citaat verwees naar een beweerdelijk in november 2022 genomen besluit. Dat citaat kon dan ook niet meer zijn dan een verwijzing naar een eerder, beweerdelijk genomen besluit. Bovendien betwistte de eigenaar dat pagina 3 van de notulen van 20 juni 2023 daadwerkelijk tijdens die vergadering aan de orde was gesteld. Als er al een procesmachtiging zou zijn verleend, was die bovendien niet rechtsgeldig: bij gebreke van een rechtsgeldige procesmachtiging diende de VvE niet-ontvankelijk te worden verklaard.
De VvE verweerde zich en stelde dat de vereiste machtiging wel degelijk was verstrekt. Zij wees op de ALV van 28 oktober 2021, waarbij aan het bestuur toestemming was verleend om bij onoverbrugbare meningsverschillen een derde onafhankelijke partij in te roepen middels juridische bijstand van anderen. Dit besluit was herhaald op de ALV van 20 juni 2023. Daarmee had de vergadering, drie jaar achtereen, herbevestigd dat plaatsing van de containers niet acceptabel was en dat daartegen rechtsmaatregelen dienden te worden genomen. De VvE had dat nu gedaan.
Het oordeel van de rechtbank over de procesmachtiging
Tussen partijen was niet in geschil dat het bestuur voor het instellen van een rechtsvordering een machtiging van de vergadering van eigenaars behoefde. De discussie spitste zich toe op de vraag of die machtiging was verleend.
De rechtbank oordeelde dat de formulering uit de notulen van de ALV van 28 oktober 2021 te ruim was om als een machtiging voor het instellen van een rechtsvordering te kunnen worden gelezen. In de notulen was immers uitsluitend toestemming verleend voor het inroepen van een derde onafhankelijke partij middels juridische bijstand van anderen. De rechtbank overwoog (r.o. 4.5):
“Er wordt immers enkel toestemming verleend voor het inroepen van een onafhankelijke partij voor juridische bijstand van anderen. De omschrijving van anders is dermate ruim dat dit niet zo mag worden uitgelegd dat het bestuur van de vereniging onbeperkt en onvoorwaardelijk mag vertegenwoordigen ten aanzien van elk onoverbrugbaar, niet nader gespecificeerd, meningsverschil en dat het bestuur daarvoor ook rechtsvorderingen mag instellen.
De rechtbank voegde hieraan toe dat het bovendien niet wenselijk is dat het bestuur van een vereniging van eigenaars zich op voorhand een onbegrensde procesmachtiging door de ALV laat verstrekken, niet toegespitst op een specifieke vordering. Leden treden immers niet vrijwillig toe- of terug, en zijn binnen bepaalde grenzen mede hoofdelijk verbonden voor schulden van de VvE, waaronder eventuele advocaat- en proceskosten .
Ten aanzien van de notulen van de ALV van 20 juni 2023 was de rechtbank, met de eigenaar, van oordeel dat uit pagina 3 van die notulen niet volgt dat hetgeen als aanvulling op die pagina is opgenomen, ook daadwerkelijk tijdens de vergadering aan de orde is geweest. Veeleer leek het erop dat pagina 3 ziet op een notitie van het bestuur. Los daarvan kon ook niet worden vastgesteld dat op die pagina een specifieke machtiging werd afgegeven. De rechtbank concludeerde dat pagina 3 slechts verwijst naar een machtiging die in november 2022 zou zijn verleend, maar de notulen van die vergadering waren niet overgelegd. De rechtbank kon daardoor niet vaststellen of in november 2022 inderdaad een machtiging was verleend voor het instellen van een rechtsvordering in de onderhavige zaak.
Nu niet kon worden vastgesteld dat de VvE gemachtigd was tot het instellen van de voorliggende rechtsvordering, is de VvE niet-ontvankelijk verklaard.
Wenk
Deze uitspraak bevestigt dat een VvE(-bestuur) niet-ontvankelijk wordt verklaard in een rechtsvordering wanneer de machtiging van de vergadering van eigenaars ontbreekt of niet specifiek genoeg is. Een generieke ALV-toestemming om “juridische bijstand” in te schakelen volstaat niet als procesmachtiging in de zin van artikel 53 lid 5 van de splitsingsakte. De machtiging moet betrekking hebben op het instellen van een concrete rechtsvordering.
Voor VvE-bestuurders is de praktische les duidelijk: laat bij elke concrete aanleiding tot procederen een specifieke procesmachtiging vaststellen in de vergadering van eigenaars, met vermelding van de partij waartegen en het onderwerp van de procedure. Een machtiging die slechts verwijst naar een eerder, niet overgelegd vergaderingsbesluit, biedt onvoldoende grondslag. De notulen waarop het bestuur zich beroept, moeten bovendien aantoonbaar betrekking hebben op hetgeen werkelijk in de vergadering is besproken en besloten.
Overigens is opvallend dat de rechtbank de VvE niet in de gelegenheid heeft gesteld om dit gebrek te herstellen. In de praktijk wordt die mogelijkheid geregeld wel geboden.
