De vervangende machtiging, een effectief instrument om medewerking te bewerkstelligen.
De VvE is belast met het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten van het gebouw. Met name in kleine VvE’s is niet steeds sprake van een actieve VvE. Ook daar is echter onderhoud aan gemeenschappelijke gedeeltes nodig. Het komt voor dat eigenaars dan op eigen gelegenheid onderhoud aan hun gedeelte van het gebouw plegen. Op grond van de splitsingsakte en de modelreglementen is het echter verboden om zonder voorafgaande toestemming van de algemene ledenvergadering (ALV) van de VvE wijzigingen aan gemeenschappelijke gedeelten aan te brengen of daaraan onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. Dat is aan de VvE voorbehouden. Als de ALV toestemming aan een eigenaar verleent, kunnen daar bovendien voorwaarden aan worden verbonden. Weigert de VvE, dan kan een vervangende machtiging nodig zijn.
Een eigenaar die ziet dat noodzakelijk onderhoud aan gemeenschappelijke gedeeltes nodig is, moet dat agenderen voor de eerstvolgende ALV. Bij een functionerende VvE is dat onderhoud doorgaans al opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan (hierna: MJOP) en wordt daarvoor conform dat MJOP gereserveerd in een reservefonds. Dat is verplicht op grond van artikel 5:126 lid 2 BW. In kleine splitsingen, bijvoorbeeld tot vijf wooneenheden, kan sprake zijn van een slapende VvE. In dat geval ontbreekt doorgaans een reservefonds, laat staan dat er een MJOP is. Als de VvE dan tot onderhoud aan gemeenschappelijke gedeeltes beslist, moet eerst een extra ledenbijdrage worden bepaald, voordat het werk kan worden opgedragen.
Vanwege deze niet voorziene betalingsverplichtingen, maar ook omdat andere eigenaars aan hun privégedeelte, danwel onderhoud aan gemeenschappelijke zaken hebben uitgevoerd, komt het voor dat onvoldoende eigenaars vóór het onderhoud en de extra bijdrage stemmen. De VvE kan haar onderhoudstaak dan niet vervullen. De eigenaar die verlangt dat de VvE alsnog die verplichtingen nakomt, heeft dan het nakijken en zal naar de rechter moeten. Dat kan bij de gewone rechter, al dan niet in kort geding. Het appartementsrecht biedt daarnaast een bijzondere rechtsgang. Artikel 5:121 lid 1 BW bepaalt – kort weergegeven – dat, indien een eigenaar voor het verrichten van een bepaalde handeling aan gemeenschappelijke gedeeltes toestemming nodig heeft van de VvE, deze toestemming kan worden vervangen door een machtiging van de kantonrechter. De machtiging wordt verleend als de medewerking of toestemming van de VvE zonder redelijke grond wordt geweigerd.
De eigenaar heeft zo twee mogelijkheden. Hij kan de VvE aanspreken om het onderhoud uit te voeren of om een vervangende machtiging vragen, in welk geval de eigenaar het onderhoud zelf mag uitvoeren met machtiging van de rechter. De vervangende machtiging wordt verleend ‘op verzoek’, dus in een verzoekschriftprocedure. Daarvoor is geen advocaat vereist. De verzoeker roept de VvE en/of de overige eigenaars op, afhankelijk van wiens medewerking vereist is. Niet alle eigenaars hoeven per sé te worden opgeroepen, maar als de verzoekende eigenaar wil dat de andere appartementseigenaars ook in de kosten bijdragen, dan is dat wel nodig.
Machtiging bij weigering ‘zonder redelijke grond’
In artikel 5:121 lid 1 BW is verder bepaald dat de machtiging wordt verleend indien de medewerking of toestemming zonder redelijke grond wordt geweigerd. Niet zelden wordt onderhoud door de VvE geweigerd, omdat andere eigenaars zelf het betreffende onderhoud (bijvoorbeeld buitenschilderwerk) al hebben uitgevoerd. In beginsel is dat echter geen geldige reden voor de VvE om vervolgens haar onderhoudstaken te verzaken dan wel deze te verleggen naar de verzoekende eigenaar. Immers, eigenaars die op eigen gelegenheid en dus zonder toestemming van de VvE onderhoud plegen, handelen daarmee in strijd met de splitsingsakte en het splitsingsreglement. Dat ontslaat de VvE niet van haar verplichting om het overige onderhoud alsnog te verrichten en de kosten daarvan over de eigenaars, al naar gelang hun breukdeel, om te slaan. Die medewerking zou wel kunnen worden geweigerd als de VvE aantoont dat het onderhoud inmiddels gepland is en op korte termijn door de VvE zal worden uitgevoerd. In dat geval zou de kantonrechter kunnen oordelen dat de verzoekende eigenaar onvoldoende belang heeft bij een vervangende machtiging.
De bewoording ‘zonder redelijke grond’ in artikel 5:121 BW lijkt verder te impliceren dat zodra de VvE of andere eigenaars ook maar één redelijke grond aanvoeren, de machtiging in zijn geheel zou moeten worden geweigerd. Dat is niet het geval. De rechter past, net als bij de beoordeling van de vernietigbaarheid van besluiten in de zin van artikel 5:130 BW, een belangenafweging toe. Dat betekent dat ook al zijn er eventueel geldige belangen en redelijke gronden aan de kant van de VvE of andere eigenaars om het onderhoud niet uit te voeren, de belangen van de verzoekende eigenaar zodanig zwaarwegend kunnen zijn dat alsnog sprake is van weigering zonder redelijke grond. Dat zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn bij lekkage, waarbij de VvE het dakherstel over een jaar gepland heeft in het kader van een meeromvattend onderhoud aan het gebouw. Op zich kan dat een redelijke grond vormen, maar het belang van de betreffende eigenaar bij een niet lekkend dak weegt dan zwaarder.
Machtiging met bijdrage in de kosten
Als de rechter de vervangende machtiging toewijst, dan is het aan de betreffende eigenaar om de werkzaamheden zelf uit te voeren. Als geen nevenverzoek wordt ingediend, dient de betreffende eigenaar de werkzaamheden ook zelf te betalen. Dat zou een onbevredigende uitkomst zijn. De eigenaar heeft dan alleen de bevoegdheid om onderhoud uit te voeren, maar heeft dan ook een vordering op de VvE, dan wel de overige eigenaars, en moet alle kosten voorschieten. Om die reden geeft artikel 5:121 lid 2 BW de mogelijkheid dat de kantonrechter aan de vervangende machtiging de voorwaarden verbindt in welke verhouding alle of bepaalde appartementseigenaars of de VvE in de kosten moeten bijdragen. Een voorbeeld daarvan is te vinden in de uitspraak van de kantonrechter te Rotterdam van 27 juni 2024[1], waarin schilderwerk niet wordt uitgevoerd in een kleine VvE met twee eigenaars. Naast de machtiging van de ene eigenaar veroordeelt de rechter de andere eigenaar voor 50% bij te dragen in de kosten van het schilderwerk.
Machtiging op verzoek van de VvE
De wet voorziet erin dat ook de VvE in voorkomende gevallen een vervangende machtiging nodig kan hebben. Dat is onder meer het geval als de VvE voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden toegang nodig heeft tot privégedeelten en die toegang geweigerd wordt. De VvE is zonder rechterlijke machtiging niet gerechtigd deze ruimtes te betreden. In dat geval zal het verzoek op grond van artikel 5:121 lid 1 BW door de VvE worden ingediend. Ook voor het verzoek vervangende machtiging heeft het bestuur van de VvE overigens een procesvolmacht nodig van de ALV.
Eerst vergaderen, dan pas verzoek indienen?
Voor het indienen van een verzoek vervangende machtiging is niet vereist dat voorafgaand daaraan een ALV heeft plaatsgevonden, waarbij de werkzaamheden en de offertes zijn geagendeerd. In kleine VvE‘s lukt het niet altijd om een ALV te houden, bijvoorbeeld omdat de VvE daarvoor eerst geactiveerd zou moeten worden of omdat het bestuur dat niet wil. Ook zonder ALV kan uit de houding van de overige eigenaars of het bestuur blijken dat de vereiste meerderheid van stemmen in de ALV niet gehaald kan worden.
Een verzoek vervangende machtiging is óók ontvankelijk als de ALV eerder wel beslist heeft over het uitvoeren van onderhoud en een afwijzend besluit daarover genomen heeft, waartegen geen verzoek tot vernietiging is ingediend. Het besluit wordt dan wel geacht geldig te zijn tussen partijen, maar de verzoeker is na afloop van die termijn nog steeds ontvankelijk. Het is dus niet zo dat dat niet meer mogelijk is als niet binnen de termijn van één maand een verzoek tot vernietiging van dat vergaderbesluit zou zijn ingediend.
Vervangende machtiging of toch een kort geding?
De verzoekschriftprocedure tot vervangende machtiging kent een doorlooptijd van 6 tot 9 maanden in eerste aanleg. Vanwege de noodzaak onderhoud uit te voeren, de beperkte geldigheidsduur van onderhoudsoffertes en/of het vervallen van subsidiemogelijkheden als niet tijdig met de uitvoering van de werkzaamheden wordt gestart, kan het zijn dat de verzoeker spoedeisend belang heeft bij het afdwingen van medewerking. In dat geval ligt een kort geding meer in de rede en kan de medewerking worden afgedwongen op straffe van dwangsommen. Dat kan altijd, mits voldoende spoedeisend belang aanwezig is. In kort geding kan overigens ook worden gevorderd dat de weigerachtige partij wordt veroordeeld om bij wege van voorschot een aandeel in de kosten van de betreffende werkzaamheden te betalen.
Effectief middel
Vanwege het ruime toepassingsbereik en de mogelijkheid dat de kantonrechter er betalingsvoorwaarden aan verbindt, kan de vervangende machtiging een effectief middel zijn om een impasse in de VvE te doorbreken, naast de algemene mogelijkheid van een kort geding.
[1] ECLI:NL:RBROT:2024:6137
