De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki) is per 1 april 2024 in werking getreden met een overgangstermijn van 1 jaar, dus tot 1 april 2025. Met uitzondering van advocaten en deurwaarders is het voortaan verboden zonder registratie, buitengerechtelijke incassowerkzaamheden te verrichten of aan te bieden. Alle bedrijven en personen moeten zijn ingeschreven in het register incassodienstverlening van de screeningsautoriteit Justis. Hoewel dat niet hun kernactiviteit is, verrichten ook VvE beheerders in de uitoefening van hun bedrijf activiteiten ter verkrijging van voldoening buiten rechte van een vordering tot betaling van een geldsom. Ingevolge de artikelen 1 en 2 Wki zijn dat buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, waarop de wet van toepassing is. De VvE beheerder die verenigingsbijdragen wil incasseren, moet derhalve over een registratie beschikken en aan alle eisen voldoen, die de wet daaraan verbindt.
Tegelijk met de Wki regelt het Besluit kwaliteit incassodienstverlening (Bki) eisen met betrekking tot de kwaliteit van incassodienstverlening, de hoogte van het tarief van de registratie, een aanpassing van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Daarnaast schrijft Regeling kwaliteit incassodienstverlening (Rki), regels voor over kwaliteitseisen voor incassodienstverleners, hun vakbekwaamheid, de manier van benaderen van een schuldenaar, informatieverstrekking en bereikbaarheid en inrichting van dossiers.
De Wki is de reactie op de overheid op malafide incassobureau en de misstanden die daarmee gepaard gingen. Voortaan is er wettelijk toezicht op hoe incassodienstverleners hun diensten verrichten en is de markt via de registratieplicht gereguleerd en van bevoegd gezag voorzien, dat met de handhaving belast is. Daarmee moeten onprofessionele, oneerlijke of agressieve incassopraktijken voortaan worden voorkomen en effectief worden bestreden.
Algemene normen
Artikel 13 Wki regelt de algemene normen waaraan de incassodienstverlener moet voldoen. Zo moeten medewerkers en leidinggevenden voldoende vakbekwaam zijn en hun vakbekwaamheid periodiek onderhouden, dragen zij jegens de schuldenaar en schuldeiser zorg voor inzicht in de opbouw van de vordering tot betaling van een geldsom en specificeren zij waar vordering, of onderdelen daarvan op gebaseerd zijn. Ook neemt de incassodienstverlener alle voor buitengerechtelijke incassowerkzaamheden geldende wettelijke voorschriften in acht, is de dienstverlener gehouden tot correcte omgang met schuldenaren en schuldeisers en zorgt deze daarbij voor een afdoende informatievoorziening. Verder moet sprake zijn van een deugdelijke inrichting van deze werkzaamheden en de administratie daarvan heeft de dienstverlener een klachten- en geschillenregeling.
In algemene zin lijken deze normen redelijk en haalbaar. Het zijn de basisnormen waaraan professionele VvE beheerders aan kunnen voldoen. Problematischer lijkt de uitvoerbaarheid en de vele eisen waaraan blijvend met worden voldaan volgens de Wki en in het verlengde daarvan de Bki en de Rki. Dat wordt duidelijker door enkele onderdelen van de uitwerking van deze normen nader toe te lichten.
Verplicht kennis- en opleidingsniveau
Uit artikel 2 Rki volgt dat voor de incassomedewerker de kennis over relevante wetgeving bedoeld in artikel 2.1 Bki bestaat uit kennis van de kwaliteitseisen die in artikel 13 van de Wki aan incassodienstverleners worden gesteld en de verdere invulling daarvan in het Bki en de Rki, wat persoonsgegevens en bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn, en hoe bij het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassodiensten met dergelijke gegevens dient te worden omgegaan; de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten die van de schuldenaar mag worden gevraagd en de wijze waarop die vergoeding wordt berekend; de wettelijke rente en de wijze waarop die rente wordt berekend; de mogelijkheden voor schuldhulpverlening bij gemeenten; de toepassing van de schuldsaneringsregeling; de mogelijkheden en procesgang om vorderingen via een gerechtelijke procedure te incasseren; wat een rechtsvordering inhoudt, de verjaringstermijn van rechtsvorderingen, de wijze waarop de verjaring kan worden gestuit en de gevolgen van verjaring; de omstandigheden waaronder sprake is van een consumentenkoop en de verjaringstermijn van een daaruit voortvloeiende rechtsvordering tot betaling van de koopprijs. Bent u er nog?
Dan gaat het nog verder. De operationeel leidinggevende dient daarnaast nog te voldoen aan tenminste niveau 4 van het Europees kwalificatiekader. Hij heeft verplicht kennis van de Wki, het Bki, de Rki, de beleidsregels Wki, de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) Uitvoeringswet Avg; het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten; het Besluit vaststelling wettelijke rente; de Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening; titel III van de Faillissementswet; de mogelijkheden en procesgang om vorderingen met behulp van een gerechtelijke procedure te incasseren; titel 11 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek (BW); titel 1, 2 en 5 van Boek 6 BW; titel 2a van Boek 7 BW; artikel 5 en artikel 28 van Boek 7 BW.
Om deze kennis actueel te houden dienen de leidinggevenden, zzp’ers en medewerkers van de incassodienstverlener ieder jaar minstens één cursus en één bijeenkomst ‘bespreking maatschappelijke normen’ te volgen.
Vaardigheden en omgangsvormen
De incassomedewerker, de operationeel leidinggevende en de zzp’er hebben voor wat betreft de omgang met mensen verder kennis van het inzetten van verschillende gesprekstechnieken, waaronder in ieder geval technieken op het gebied van luisteren, samenvatten en doorvragen en het communiceren in de Nederlandse taal op niveau B1. Ook kunnen zij van het niveau van communiceren aanpassen aan de gesprekspartner of gesprekspartners
Daarnaast gelden specifieke eisen over de wijze van schriftelijke beschrijving van de vordering tot betaling van een geldsom, het benaderen van een schuldenaar op transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte wijze en het zich onthouden van agressief, bedreigend of intimiderend taalgebruik. Ook geldt een verbod schuldenaar te benaderen tussen acht uur ’s avonds en zeven uur ’s ochtends langs elektronische, fysieke of telefonische weg.
Werkwijze, bereikbaarheid, klachten en geschillen
Verder zorgt de incassodienstverlener ervoor zorgt dat een schuldenaar die gedurende kantooruren telefonisch contact opneemt met de incassodienstverlener te woord wordt gestaan door een natuurlijk persoon of desgewenst binnen een redelijke termijn door een natuurlijk persoon wordt teruggebeld. Ook moet de incassodienstverlener die een brief of e-mail ontvangt van een schuldenaar ervoor zorgen dat die schuldenaar binnen een redelijke termijn per brief of per e-mail een inhoudelijke reactie ontvangt, die door een natuurlijk persoon is opgesteld (dus niet automatisch gegenereerd. Tenslotte, en dit voorschrift is met name voor de VvE praktijk belastend, is de incassodienstverlener verplicht de schuldenaar de mogelijkheid te bieden tot het maken van een fysieke afspraak ten behoeve van het verkrijgen van informatie, het overleggen van documenten of het verrichten van betalingen.
De VvE beheerder wordt overvraagd door de WKI
Deze wettelijke eisen gelden voor slechts één van de beheeractiviteiten van de VvE beheerder, terwijl het vak daarnaast grondige kennis vereist van zaken als het appartementsrecht, goederenrecht, verenigingsrecht, bouwkunde, installatietechniek, boekhouding en accountancy, communicatie, en fiscaliteit. De VvE beheerder krijgt naar mijn mening met de eisen uit de WKi erbij wel erg veel taken. Het zal geen eenvoudige opgave zijn om met de WKI erbij voldoende gekwalificeerd personeel te vinden, nog los van de opleidingskosten, die daar structureel aan verbonden zijn.
Gevolgen voor het debiteurenbeheer: de beheerder stopt ermee
De verplichte registratie, de jaarlijkse bijdrage daarvoor, en verplichte opleidingen en auditkosten, en de extra taken en werkzaamheden op grond van de WKI vormen voor veel VvE beheerders dan ook aanleiding hun debiteurenbeheer te staken. De oorzaak lijken niet zozeer de op zich redelijke, algemene normen van artikel 13 Wki, maar wel de uitvoeringsvoorschriften die daaraan verbonden zijn in de Bki en de Rki. De kosten lopen op tot vele duizenden euro’s per jaar, welke VvE beheerders niet of niet zonder nadere afspraken te maken aan VvE’s kunnen doorbelasten, áls zij al in staat zijn de diensten op deze manier in hun verdere bedrijfsvoering te integreren. De Wki dreigt zo zijn doel voorbij te schieten. Overigens heeft de beheerder een jaar de gelegenheid gehad zich aan de nieuwe wet aan te passen, zodat doorgaans in de afgelopen periode de dienstenpakketten van veel VvE beheerders al zijn aangepast.
Hoe moet de VvE verder met wanbetalende leden?
Als de VvE beheerder het niet meer kan doen, hoe voorziet de VvE dan in de incasso van achterstallige verenigingsbijdragen? Er zijn verschillende mogelijkheden:
- De VvE beheerder besteedt het incassowerk uit aan een deurwaarder of geregistreerd incassobureau;
- De VvE besteedt haar inacassowerkzaamheden zelf rechtstreeks uit aan een geregistreerd incassobureau of gerechtsdeurwaarder;
- Het bestuur van de VvE neemt de incasso in eerste instantie zelf ter hand en schakelt daarna een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of zelfs direct een advocaat in.
Hoewel de WKI een maatschappelijke misstand aanpakt, wat toe te juichen valt, schiet de wet naar mijn mening wat VvE beheerders betreft haar doel voorbij. De VvE beheerder staat dichter bij het gebouw het bestuur en de bewoners, kent de regels en ALV besluiten en kan waar nodig informatie en onderbouwing vertrekken, die een externe incassodienstverlener uit eigen kennis niet kan delen. Die staat immers op afstand en ziet alleen een openstaande geldvordering zonder de achterliggende feiten en omstandigheden te kennen. Dat komt het vaak nodige maatwerk en het bevorderen van een goede betalingsmoraal mijns inziens niet ten goede. Bovendien hebben voor zover mij bekend de misstanden waartegen de Wki opkomt geen betrekking op het debiteurenbeheer van VvE beheerders. Voor veel VvE’s en appartementseigenaars heeft de Wki zo een onbedoeld neveneffect. Een uitzondering voor (gecertificeerde) VvE beheerders van het toepassingsbereik van de Wki of delen van de Rki lijkt op zijn plaats.
