Door: mr. Annoeska Pals-Rubbens en mr. Yvonne van Ballegooijen
De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is sinds 24 april jl. van kracht. De regelingen hebben onmiddellijke werking en aan een aantal regelingen is bovendien terugwerkende kracht toegekend tot en met 16 maart 2020.[1]
Besluiten van de VvE tijdens de coronacrisis deel 1
Voorafgaande aan deze wet hebben wij in ons eerdere artikel de gevolgen van de coronacrisis en de wijze waarop het beheer van de VvE volgens ons gedurende de crisis wel mogelijk is (in de periode dat de wet nog niet van kracht was) uiteengezet, te weten:
- het bestuur kan spoedmaatregelen treffen;
- met 100% schriftelijke instemming van alle stemgerechtigden kan een besluit namens de VvE worden genomen;
- een digitale vergadering kan voor strikt noodzakelijk vergaderbesluiten worden uitgeschreven rekening houdend met alle waarborgen en belangen.
We hebben benadrukt dat alleen rechtsgeldig vergaderd kan worden indien voldaan is aan de essentialia van vergaderen, zodat de leden van de VvE:
- de vergadering kunnen bijwonen; en
- het woord kunnen voeren; en
- het stemrecht kunnen uitoefenen.
Voor onder meer een nadere uitwerking van de daarvoor noodzakelijke waarborgen verwijzen wij u graag naar dat artikel.
Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid regelt nu de noodzakelijke waarborgen voor digitaal rechtsgeldig vergaderen – voor de duur van de crisis periode – met minder strikte regels. Als aan al die waarborgen is voldaan, kan men gedurende de crisis rechtsgeldig digitaal vergaderen binnen de VvE.
Regels voor digitaal vergaderen tijdens de corona crisis
De inhoud van de regeling is als volgt (met terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020 en voorlopig tot 1 september 2020).[2]
- Het bestuur en/of de voorzitter van de vergadering kunnen bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, mits:
- De gestelde vragen door de leden moeten uiterlijk tijdens de vergadering, beantwoord worden en deze antwoorden moeten digitaal toegankelijk zijn gemaakt voor de leden.
- Het bestuur en/of de voorzitter van de vergadering spannen zich ervoor in dat tijdens de digitale vergadering nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het belang van de orde van de vergadering niet kan worden gevergd ter oordeel aan de voorzitter van de vergadering.[5]
- Het bestuur en/of de voorzitter van de vergadering kunnen bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van digitaal stemmen.[6]
- Stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering digitaal worden uitgebracht kunnen door bestuur en/of voorzitter van de vergadering gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.[7]
- Identificatie van een lid via het digitale middel is noodzakelijk en vereist is dat het lid rechtstreeks moet kunnen kennisnemen van de beraadslaging ter vergadering en het stemrecht moet kunnen uitoefenen. De akte van splitsing kan bepalen dat bovendien is vereist dat de stemgerechtigde digitaal het woord kan voeren in de digitale vergadering.[8]
- Alle verdere voorwaarden uit het toepasselijke reglement van splitsing voor het uitschrijven van een vergadering van eigenaars blijven van kracht (voor zover deze niet in strijd zijn met het hiervoor onder 1 t/m 6 bepaalde); waaronder
- Uitroepen van de vergadering op juiste wijze (agenda en termijnen);
- Rechtsgeldig verstrekken van volmachten ;
- Voorafgaande aan vergadering vaststellen van het aantal stemgerechtigden en vaststellen van quorum waar nodig;.
- Ter voorkoming van lekken van persoonsgegevens de beveiliging van de digitale omgeving.
Gevolgen Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
De wet is een praktische uitwerking om tijdens de crisis digitale vergaderingen te kunnen houden. Zonder deze wetgeving zou er bij het houden van digitale vergaderingen mogelijk sprake zijn van nietige besluiten op grond van art. 2:14 BW.[9]
Blijft gelden dat indien andere essentiële voorwaarden (zoals bijvoorbeeld een quorum om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen) zijn geschonden, de digitale vergaderbesluiten wel nietig zijn. Ook blijft gelden dat indien bijvoorbeeld de minimale termijn van uitschrijven van de vergadering niet in acht is genomen het besluit in strijd met de redelijkheid en billijkheid kan zijn en het besluit vernietigbaar kan zijn op grond van artikel 2:15 BW.[10]
Goed van de wetgever om te regelen onder welke voorwaarden er tijdens de crisis digitaal vergaderd kan worden zodat het beheer van VvE’s verder kan; denk hierbij bijvoorbeeld aan besluiten voor het vaststellen van eenmalige bijdragen voor het uitvoeren van onderhoud.
Hierbij tekenen wij aan, zo lezen wij dat ook in de Memorie van Toelichting op deze tijdelijke wet, dat het de verwachting is dat een groot aantal VvE’s (denk aan VvE’s met een groot aantal oudere eigenaars of in gevallen waarin zeer ingrijpende besluiten op de agenda staan) de voorkeur zal geven aan het houden van een ‘echte’ fysieke vergadering. Aan de VvE’s de keuze![11]
Hierbij moet wat ons betreft voorop staan: begrip voor elkaar en voor de situatie! Wij wensen iedereen gezondheid en wijsheid toe in deze lastige periode
Voetnoten
[1] Stb. 2020/126, KB inwerkingtreding.
[2] Zie voor de voorwaarden 1 t/m 5 artikel 6 juncto 24 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[3] In de MvT wordt onder meer een livestream (via audio of video) aangegeven als voorbeeld van zo’n elektronisch communicatiemiddel.
[4] In de MvT wordt onder meer aangegeven dat gedacht kan worden aan zenden van een email aan het bestuur van de VvE en/of voorzitter van de vergadering of indien technisch haalbaar via een chatfunctie. Ook kan het bestuur of voorzitter besluiten tot een kortere termijn.
[5] In de MvT wordt onder meer aangegeven dat onder deze uitzonderlijke omstandigheden met in achtneming van de redelijkheid en billijkheid een zo goed mogelijke dialoog en verantwoording moet plaatsvinden. Aangegeven wordt daarbij dat als de verbinding mocht hebben gehaperd of anderszins een lid van de VvE niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de elektronische vergadering, dit geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. Hiermee wordt voorkomen dat er onzekerheid bestaat over genomen besluiten afhankelijk van de invulling van de inspanningsverplichting van het bestuur.
[6] In aanvulling op artikel 2:38 lid 6 BW (alleen anders als reglement van splitsing een andere regeling bevat).
[7] In aanvulling op artikel 2:38 lid 8 BW (alleen anders als reglement van splitsing een andere regeling bevat).
[8] Artikel 2:38 lid 7 BW juncto artikel 24 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
[9] Onder omstandigheden kan er ook sprake zijn van vernietigbaar besluit wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen (art 2:15 lid 1 sub a BW).
[10] Het verzoek tot vernietiging moet worden gedaan binnen een maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen; artikel 5:130 lid 2 BW.
[11] Voor de VvE is geregeld de verlenging van de termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur met ten hoogste zes maanden. In dat geval heeft de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging ( artikel 7 juncto 24 lid 1c Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid).